Outlook gehört wie Excel, Word, PowerPoint und Access zur Office Familie. Das Einbinden von Makros ist für Outlook aber ein bisschen komplizierter. Im Gegensatz zu den anderen Office-Komponenten bietet Outlook keine Aufzeichnungsfunktion für Makros. Auch eine VBA-Projekt-Verwaltung, wie man diese bei Excel zum Beispiel findet, ist nicht vorhanden. In Outlook kann immer nur genau ein VBA-Projekt geladen sein.
Dieses VBA-Projekt beinhaltet dann die unterschiedlichen Module mit VBA-Programmcode. Das VBA-Projekt hat den Dateinamen VbaProject.OTM und befindet sich meistens unter folgendem Pfad (hier am Beispiel von Outlook 2003 installiert auf einem Windows 7 Rechner) C:\Users\#username#\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook. Sie können aber auch einfach die Windows-Suche verwenden und nach *.OTM Dateien suchen lassen.
Integration von VBA-Programmcode über die .OMT-Datei
Diese Datei enthält alle aktuellen VBA-Programm-Codes die für Outlook geladen sind. Das heißt, dass Programm Code mit VBA über diese Datei weitergegeben werden kann. Bevor man also Änderungen an dieser Datei macht, empfiehlt es sich dringend eine Sicherungskopie zu erstellen.
Einbindung von Funktionen und Makros über die VBA-Entwicklungsumgebung
Eine andere Möglichkeit VBA-Programmcode in Outlook zu hinterlegen ist, die in Outlook intergrierte VBA-Entwicklungsumgebung zu gebrauchen, die es zulässt Module zu bearbeiten und hinzuzufügen. In die Entwicklungsumgebung von Outlook kommen Sie über den Menü Pfad Extras, Makro, Visual Basic-Editor, oder über die Tastenkombiniation Alt+F11. Die Entwicklungsumgebung öffnet sich über ein neues Fenster und zeigt am Seitenrand den Bereich Projekt. Darunter sind Ordner zu finden. Einer davon ist „Module“ und dort befinden sich die Moduldateien (.bas), die VBA-Programmcode beinhalten. Funktionen die sich in dieser Moduldateien befinden, also zum Beispiel ein Makro, können über die Symbolleiste von Outlook aufgerufen werden.
Sie haben also zwei Möglichkeiten VBA-Programmcode zu hinterlegen:
1. Sie geben die Datei VbaProject.OTM dem Entwickler. Dieser baut den Programmcode ein und gibt diese Datei wieder zurück. Anschließend kopieren sie die OTM-Datei wieder in das entsprechende Verzeichnis und können mit dem nächsten Start von Outlook die neuen Funktionen laden.
2. Sie bearbeiten die VBA-Projekte selbst in der in Outlook integrierten Entwicklungsumgebung und passen vorhandene Module an oder fügen neue Module ein.
Nach beiden Aktionen lassen sich die Funktionen, die in den Modulen hinterlegt sind aktiv in die Symbolleiste als neue Befehle einbinden. Wie das geht, wird im Folgenden beschrieben.
Aufrufen von Funktionen aus VBA-Modulen mit einem Neuen Button
Damit Makros oder VBA-Programmcode in Outlook aufgerufen werden kann, können über die Symbolleiste neue Buttons oder neuen Menüeinträge generiert werden. Damit Sie zum Beispiel eine Funktionen aus einem Makro über einen neuen Button in der Outlook-Symbol-Leiste aufrufen können sind diese Schritte notwendig.
- Überprüfen Sie zuerst, ob die neuen Funktionen in einem Outlook-Modul aufrufbar sind. Dazu öffnen Sie das Menü Extras, Makro, Markos… In einem kleinen Fenster werden alle Funktionen aufgelistet, die aktuell in der VbaProject.OTM -Datei hinterlegt sind. Sind die neuen Funktionen dabei, können Sie diese nun mit einem neuen Button verknüpfen.
- Damit Sie einen neuen Button mit der neuen Funktion aus einem Makro verknüpfen können, gehen Sie im Outlook-Menü auf Ansicht, Symbolleisten, Anpassen.
- Klicken Sie danach auf „Befehle neu anordnen…“
- Klicken Sie auf „Symbolleiste“
- Klicken Sie auf „Hinzufügen…“
- Wählen Sie in der Liste auf der linken Seite unter Kategorien den Begriff „Makros“
- Wählen Sie in der Liste auf der rechten Seite unter Befehle nun den Namen der Funktion, die den auszuführenden VBA-Programmcode enthält.
- Klicken Sie danach auf OK
- Passen Sie den Namen des Buttons entsprechend Ihren Wünschen an mit Klick auf den Button „Auswahl ändern“ – „Name“ und tragen Sie in dem Textfeld bei „Name:“ den Text ein, der auf dem neuen Button erscheinen soll.
- Fertig.
Nun können Sie bequem die neuen Funktionen für Ihr Outlook über einen neuen Button in der Symbolleiste starten. Manche Entwickler bauen gleich in das Makro eine Prozedur ein, die einen neuen Button automatisch erstellt.
